Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de Valtik

Versión 1.0 · Vigente desde el 15 de octubre de 2026

En Valtik protegemos los datos personales que nos confías. Esta política explica qué datos recolectamos, para qué los usamos, con quién los compartimos, cuánto tiempo los conservamos y cómo puedes ejercer tus derechos. Se adopta conforme a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 de Colombia y el Capítulo 25 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, y conforme a las normas de Estados Unidos y de los demás países que resulten aplicables.

1. Responsable del tratamiento

Valtik LLC decide sobre el tratamiento de los datos descritos en esta política y es la única responsable. La marca Valtik pertenece en Colombia a Bankapital Investments S.A.S., que no recibe ni trata los datos personales recolectados por Valtik LLC.

2. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales que tratamos como responsables:

• de visitantes del sitio web valtik.co;
• de personas que nos contactan, piden un diagnóstico o se suscriben a nuestras comunicaciones;
• de los representantes de nuestros clientes y de las personas que usan Valtik Studio, la plataforma de Valtik, en nombre de un cliente, respecto de sus datos de cuenta, acceso y facturación;
• de proveedores y aliados.

Esta política no se aplica a los datos que nuestros clientes cargan o conectan a sus agentes, por ejemplo los datos de los clientes, empleados o proveedores de una empresa que usa Valtik. Frente a esos datos, la empresa cliente es la responsable y Valtik actúa como encargado del tratamiento, siguiendo sus instrucciones y el Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales (valtik.co/tratamiento-datos-clientes/). Si tus datos están en los sistemas de una empresa que usa Valtik, dirige tus solicitudes primero a esa empresa. Si nos escribes, la remitiremos o te ayudaremos a contactarla.

3. Datos que recolectamos

Datos que nos entregas:

• Contacto y diagnóstico: nombre, correo corporativo, empresa, cargo, teléfono o WhatsApp, el proceso que quieres automatizar y la información que decidas contarnos.
• Cuenta en la plataforma: nombre, correo, empresa, cargo, credenciales de acceso (la contraseña no se guarda en texto legible) y preferencias.
• Facturación: nombre o razón social, identificación tributaria, dirección de facturación, correo de facturación, plan contratado e historial de pagos. Los datos completos de tarjetas los recibe y procesa directamente Stripe; Valtik no los almacena. Valtik solo recibe de Stripe información limitada, como el tipo de tarjeta, sus últimos cuatro dígitos, su fecha de vencimiento y el resultado del pago.
• Comunicaciones: el contenido de los correos, mensajes y solicitudes de soporte que nos envías.

Datos que se recolectan automáticamente:

• Datos técnicos: dirección IP, tipo de navegador y dispositivo, sistema operativo, idioma, páginas visitadas, fecha y hora de acceso y página de origen.
• Registros de seguridad y de uso de la plataforma: inicios de sesión, acciones realizadas, aprobaciones y registros de auditoría.
• Cookies y tecnologías similares: las necesarias para el funcionamiento del sitio y, solo si las aceptas, las de analítica o publicidad. Consulta la Política de Cookies (valtik.co/cookies/).

Datos sensibles y de menores de edad. No solicitamos datos sensibles (por ejemplo, sobre salud, origen racial o étnico, orientación política o sexual, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos o datos biométricos) ni datos de menores de edad. No estás obligado a entregarnos datos sensibles. Te pedimos no incluirlos en los campos libres. Si los recibimos sin haberlos pedido, los eliminaremos. Nuestros servicios están dirigidos a mayores de 18 años.

4. Para qué usamos tus datos (finalidades)

Finalidades necesarias para lo que nos pides:

1. Responder tus solicitudes, agendar y realizar el diagnóstico y preparar propuestas comerciales sobre lo que nos pediste.
2. Crear y administrar tu cuenta, prestar los servicios contratados, darte soporte y enviarte avisos sobre el servicio, la seguridad, cambios de condiciones y renovaciones.
3. Procesar pagos, emitir comprobantes, gestionar cobros, reembolsos y disputas, y prevenir el fraude.
4. Proteger la seguridad de nuestros sistemas, detectar usos indebidos y llevar registros de auditoría.
5. Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades.
6. Ejercer o defender nuestros derechos en reclamaciones o procesos.
7. Medir y mejorar el funcionamiento del sitio y de la plataforma con datos agregados o técnicos.

Finalidad opcional (solo con tu autorización expresa e independiente):

8. Enviarte información comercial sobre servicios, eventos, contenidos y novedades de Valtik por correo electrónico, WhatsApp u otros medios. Puedes retirar esta autorización en cualquier momento sin afectar las demás finalidades.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. No los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general. Tampoco tomamos decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o igualmente significativos sobre ti.

5. Autorización y bases del tratamiento

Cuando la ley colombiana lo exige, tratamos tus datos con tu autorización previa, expresa e informada, que obtenemos mediante casillas no premarcadas en nuestros formularios, y conservamos prueba de ella. La autorización para comunicaciones comerciales es siempre separada y opcional.

Fuera de Colombia, según la ley que aplique, también tratamos datos cuando es necesario para ejecutar un contrato contigo o con la empresa que representas, para cumplir una obligación legal o por nuestro interés legítimo en la seguridad y la mejora de los servicios.

6. Con quién compartimos tus datos

Solo compartimos datos personales en estos casos:

• Proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados), bajo contratos que los obligan a protegerlos y a usarlos solo para prestarnos sus servicios:
  • infraestructura en la nube y alojamiento: Vercel (sitio web y plataforma), Amazon Web Services, Oracle Cloud y servidores propios administrados por Valtik;
  • autenticación de usuarios: PropelAuth (registro e inicio de sesión) y Cloudflare (verificación Turnstile contra bots, que analiza la IP y datos técnicos del navegador);
  • proveedores de modelos de inteligencia artificial, Anthropic y OpenAI, cuando los usamos para prestar los servicios o atender tu solicitud;
  • herramientas de correo, comunicación y soporte.
• Stripe, para procesar pagos. Stripe recibe directamente los datos de pago y actúa como responsable independiente para sus propios fines: prevenir el fraude, verificar identidad y cumplir sus obligaciones legales. Stripe puede usar información de transacciones, incluidos intentos de pago, para evaluar riesgos de fraude en su red, según su política de privacidad: https://stripe.com/privacy.
• Autoridades, cuando una ley, una orden judicial o un requerimiento válido lo exija.
• Asesores profesionales, como abogados, contadores o auditores, sujetos a deber de confidencialidad.
• Una operación societaria, como una fusión o una venta del negocio. En ese caso, el adquirente quedará sujeto a esta política y te avisaremos.

7. Transferencias internacionales

Valtik LLC está en Estados Unidos. Si estás en Colombia o en otro país, tus datos se transfieren a Estados Unidos y se pueden almacenar en servidores de nuestros proveedores en Estados Unidos u otros países donde operan. La Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia incluye a Estados Unidos entre los países con nivel adecuado de protección de datos. Además, con nuestros proveedores aplicamos garantías contractuales de confidencialidad y seguridad. Al autorizar el tratamiento, aceptas esta transferencia.

8. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o destrucción, como conexiones cifradas, permisos de acceso por rol y acceso restringido a personal autorizado. Ningún sistema es completamente infalible. Si detectamos un incidente que afecte tus datos, actuaremos para contenerlo, lo informaremos a las autoridades cuando la ley lo exija y te avisaremos cuando corresponda.

9. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Contactos y prospectos: hasta 24 meses después de nuestro último contacto, salvo que se convierta en una relación comercial.
• Cuenta y servicio: mientras exista la relación con el cliente y hasta 5 años después de su terminación, para atender reclamaciones.
• Facturación y contabilidad: el tiempo que exijan las leyes contables y tributarias aplicables.
• Comunicaciones comerciales: hasta que retires tu autorización.
• Registros técnicos y de seguridad: hasta 12 meses, salvo que se necesiten para investigar un incidente.
• Prueba de autorizaciones y aceptaciones (fecha, hora, versión del documento, IP y correo): mientras se conserven los datos a los que se refieren y hasta 5 años después, para poder demostrar la autorización ante el titular o la autoridad.

Al terminar estos plazos eliminamos o anonimizamos los datos, salvo que una obligación legal nos exija conservarlos.

10. Tus derechos

Como titular de los datos personales tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluidos los parciales, inexactos, incompletos o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos diste, salvo que la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que hemos dado a tus datos.
4. Revocar la autorización y solicitar la supresión de tus datos en cualquier momento, salvo cuando exista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
5. Acceder gratuitamente a tus datos personales objeto de tratamiento.
6. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio de Colombia (www.sic.gov.co) por infracciones a la ley, después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante Valtik.
7. Si resides en otro país, los demás derechos que te reconozca su ley, como la portabilidad de tus datos, la oposición a ciertos tratamientos o la limitación del tratamiento. No te discriminaremos por ejercer tus derechos.

11. Cómo ejercer tus derechos (consultas y reclamos)

El área responsable de atender consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales es el Área de Protección de Datos de Valtik LLC, en el correo info@valtik.co.

Tu solicitud debe incluir: tu nombre, un documento que acredite tu identidad (o la de tu representante, con el poder correspondiente), la descripción clara de lo que pides, la dirección o el correo para responderte y los documentos que quieras hacer valer.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): respondemos dentro de los 10 días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos (corrección, actualización, supresión, revocación o presunto incumplimiento): respondemos dentro de los 15 días hábiles siguientes a su recibo. Si no es posible, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará 8 días hábiles adicionales. Si el reclamo está incompleto, te pediremos lo que falta dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin que lo completes, entenderemos que desististe. Mientras se resuelve, marcaremos el dato como «reclamo en trámite».

12. Comunicaciones comerciales

Solo te enviaremos comunicaciones comerciales si lo autorizaste. Cada correo comercial incluirá una forma sencilla de darte de baja, que atenderemos dentro de los 10 días hábiles siguientes. Si eres consumidor en Colombia, no te contactaremos con fines comerciales fuera de los horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023.

13. Inteligencia artificial

Usamos herramientas de inteligencia artificial para operar nuestros servicios. Por ejemplo, podemos usarlas para clasificar y resumir solicitudes de contacto o para asistir a nuestro equipo. Cuando lo hacemos, tus datos se procesan con proveedores que se obligan contractualmente a no usarlos para entrenar sus modelos. Las decisiones relevantes sobre ti, como responder una propuesta o atender un reclamo, las toma o revisa una persona de nuestro equipo.

14. Cookies

Usamos cookies necesarias para que el sitio y la plataforma funcionen. Las cookies de analítica o publicidad solo se activan si las aceptas. Más información en la Política de Cookies: valtik.co/cookies/.

15. Cambios a esta política

Cuando hagamos cambios sustanciales, como el responsable, las finalidades o las transferencias, publicaremos la nueva versión en valtik.co/privacidad/ y te informaremos antes de aplicarlos por correo o con un aviso visible. Si el cambio afecta una finalidad que requiere tu autorización, te la pediremos de nuevo.

16. Vigencia

Esta política rige desde el 15 de octubre de 2026. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras Valtik LLC desarrolle su actividad y durante los plazos de conservación de la sección 9.