Acuerdo de Tratamiento de Datos Personales para Clientes de Valtik

Versión 1.0 · Última actualización: 15 de octubre de 2026

Este Acuerdo forma parte de los Términos y Condiciones del Servicio de Valtik y se aplica cuando Valtik LLC («Valtik») trata datos personales por cuenta de un cliente («el Cliente») al prestarle los Servicios. Los términos con mayúscula inicial tienen el significado que les dan los Términos y Condiciones.

1. Roles

1.1. Frente a los datos personales incluidos en los Datos del Cliente (por ejemplo, los de sus clientes, empleados, proveedores o Usuarios Finales), el Cliente es el responsable del tratamiento y Valtik es el encargado del tratamiento.

1.2. Cuando la ley aplicable use otros términos, como controller y processor o business y service provider, el Cliente tiene el primer rol y Valtik el segundo.

2. Objeto y duración

Valtik tratará los datos personales solo para prestar los Servicios contratados: operar los Agentes, almacenar y procesar la información, ejecutar las integraciones configuradas por el Cliente, dar soporte, mantener la seguridad y cumplir la ley. El tratamiento dura mientras dure la relación con el Cliente y hasta la eliminación o devolución de los datos según la sección 9.

3. Instrucciones del Cliente

3.1. Valtik tratará los datos solo según las instrucciones documentadas del Cliente. Estas instrucciones son los Términos, este Acuerdo, la Orden y la configuración que el Cliente haga en la Plataforma.

3.2. Si Valtik considera que una instrucción infringe la ley, lo informará al Cliente y podrá abstenerse de ejecutarla.

3.3. Valtik no venderá los datos personales del Cliente, no los usará para fines propios ni para entrenar modelos de inteligencia artificial de propósito general, y no los combinará con datos de otros clientes.

4. Obligaciones del Cliente

El Cliente garantiza que:

• (a) tiene una base legal válida para tratar los datos y para entregarlos a Valtik, incluidas las autorizaciones previas, expresas e informadas de los titulares cuando la ley las exige;
• (b) informa a los titulares, en su propia política de tratamiento, que sus datos pueden ser tratados por proveedores tecnológicos, incluso fuera de su país;
• (c) no cargará datos sensibles ni de menores de edad sin acuerdo previo y escrito con Valtik;
• (d) configura los Agentes, sus permisos y sus aprobaciones humanas conforme a la ley, incluidas las normas sobre comunicaciones comerciales y de cobranza (en Colombia, la Ley 2300 de 2023);
• (e) atiende las solicitudes de los titulares como responsable del tratamiento.

5. Confidencialidad y personal

Valtik solo permitirá el acceso a los datos personales a las personas que lo necesiten para prestar los Servicios, y siempre bajo obligaciones de confidencialidad.

6. Seguridad

Valtik aplica medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo, como conexiones cifradas, permisos de acceso por rol, separación de los datos de cada cliente, registro de las acciones de los Agentes y gestión de las credenciales de integración fuera del contenido que procesan los modelos. Valtik revisa y actualiza estas medidas periódicamente.

7. Subencargados

7.1. El Cliente autoriza a Valtik a usar los siguientes subencargados:

Valtik también puede tratar los datos en servidores propios que administra directamente.

7.2. Valtik contrata con cada subencargado bajo condiciones que lo obligan a proteger los datos y a usarlos solo para prestar su servicio. En el caso de los proveedores de modelos, esas condiciones les impiden usar los datos del Cliente para entrenar sus modelos. Valtik responde frente al Cliente por los subencargados que contrata.

7.3. Valtik publicará los cambios a esta lista en esta página y los avisará al correo registrado del Cliente al menos 15 días antes de que el nuevo subencargado empiece a tratar datos, salvo que se trate de una urgencia de seguridad o continuidad. El Cliente puede oponerse por motivos razonables de protección de datos. Si las partes no encuentran una solución, el Cliente puede terminar el Servicio afectado y recibir el reembolso proporcional pagado y no usado.

7.4. Los proveedores de los canales e integraciones que el Cliente conecta por decisión propia, como WhatsApp Business, su ERP, su CRM o su proveedor de facturación electrónica, no son subencargados de Valtik. Se rigen por los contratos del Cliente con ellos.

8. Transferencias internacionales

El Cliente reconoce que Valtik está en Estados Unidos y que sus subencargados pueden tratar los datos en Estados Unidos u otros países donde operan, y autoriza esa transmisión. Cuando el Cliente esté en Colombia, las partes entienden que este Acuerdo es el contrato de transmisión previsto en la regulación colombiana, y Valtik se obliga a tratar los datos conforme a la Ley 1581 de 2012 y a la política de tratamiento del Cliente. Si la ley aplicable exige cláusulas contractuales específicas, como las cláusulas modelo de la Red Iberoamericana de Protección de Datos, las partes las suscribirán a solicitud de cualquiera de ellas.

9. Asistencia, incidentes, devolución y eliminación

9.1. Solicitudes de titulares. Si Valtik recibe directamente una solicitud de un titular sobre datos del Cliente, la remitirá al Cliente dentro de los 5 días hábiles siguientes y no la responderá por su cuenta, salvo instrucción del Cliente. Valtik ayudará razonablemente al Cliente a atender estas solicitudes con las funciones de la Plataforma.

9.2. Incidentes de seguridad. Si Valtik tiene conocimiento de un incidente que afecte datos personales del Cliente, se lo notificará sin demora injustificada y, en lo posible, dentro de las 72 horas siguientes. Le informará lo que se sepa sobre la naturaleza del incidente, los datos y titulares afectados, las medidas adoptadas y un punto de contacto. Valtik colaborará para que el Cliente cumpla sus deberes de reporte ante las autoridades, incluida la Superintendencia de Industria y Comercio en Colombia.

9.3. Evaluaciones de impacto. Valtik entregará al Cliente la información razonable que necesite para hacer evaluaciones de impacto en privacidad sobre el uso de los Agentes.

9.4. Fin del servicio. Al terminar el Servicio, el Cliente puede pedir la exportación de sus datos durante 30 días. Pasado ese plazo, Valtik eliminará los datos personales del Cliente de sus sistemas activos, y de sus copias de seguridad en los ciclos ordinarios de rotación, dentro de los 90 días siguientes. Se exceptúan los datos que la ley obligue a conservar, que seguirán protegidos por este Acuerdo.

10. Verificación

Valtik pondrá a disposición del Cliente, previa solicitud razonable y con una frecuencia máxima de una vez al año, salvo incidente, la información necesaria para demostrar que cumple este Acuerdo, como cuestionarios de seguridad o resúmenes de controles. Las auditorías presenciales requieren acuerdo previo sobre alcance, fecha y costos, y no pueden comprometer la información de otros clientes.

11. Responsabilidad y vigencia

La responsabilidad de las partes bajo este Acuerdo se rige por la sección de limitación de responsabilidad de los Términos, salvo lo que la ley no permita limitar. Este Acuerdo rige mientras Valtik trate datos personales por cuenta del Cliente.

12. Contacto

Valtik LLC · Área de Protección de Datos · info@valtik.co